داشبورد مدیریت پروژه: چه ویژگی هایی را باید جستجو کرد

مدیریت پروژه می تواند به سرعت بسیار زیاد شود. با تعداد زیادی وظایف مختلف، نقاط عطف و بودجه برای پیگیری، دیدن چوب درختان اغلب دشوار است. این جایی است که داشبوردهای مدیریت پروژه وارد می شوند. آنها به طور موثر پنل کنترل پروژه شما هستند و تمام آمار و اقدامات کلیدی شما را برای ساده کردن مدیریت عملکرد پروژه به تصویر می کشند.

با داشبورد مناسب، می‌توانید فوراً پیشرفت را بسنجید، به‌سرعت ذینفعان را به‌روزرسانی کنید و فعالانه به تهدیدات جدید پاسخ دهید. اما همه داشبوردهای مدیریت پروژه یکسان ایجاد نمی‌شوند - برخی اطلاعات کلیدی را از دست می‌دهند یا بسیار تقلیل‌دهنده هستند، در حالی که برخی دیگر مهم‌ترین فعالیت شما را شلوغ می‌کنند. برای کمک به انتخاب بهترین داشبورد پروژه برای تنظیم خود، در اینجا چند نکته وجود دارد که باید در نظر بگیرید.

ویژگی های کلیدی داشبورد پروژه

یک داشبورد مدیریت پروژه خوب مهمترین اطلاعات پروژه شما را در قالبی به راحتی قابل هضم ارائه می دهد. ایجاد تعادل بسیار خوبی است: آنها نباید به شدت شلوغ و پیچیده باشند، و همچنین نباید خیلی مبهم یا سطح بالا باشند. اما چند معیار استاندارد هستند – یک داشبورد مدیریت پروژه خوب باید همیشه شامل ویژگی‌های زیر باشد.

پیگیری هزینه های بودجه

داشبورد شما باید به سرعت ارتباط شما با بودجه خود را نشان دهد و به صورت بصری مشخص کند که آیا بودجه شما بیشتر است یا کمتر. چه پولی و چه بر اساس زمان، همیشه باید بدانید چه مقدار از بودجه خود را خرج کرده اید و چه مقدار باقی مانده است. اعلان‌های نقاط عطف هزینه‌های پیشگیرانه یک مزیت بزرگ است.

قابلیت های برنامه ریزی

از آنجایی که عملکرد پروژه بر اساس یک برنامه زمان بندی تعیین شده اندازه گیری می شود، منطقی است که داشبورد شما برخی از عملکردهای برنامه ریزی را ادغام کند. این به شما کمک می کند تا به سرعت جدول زمانی پروژه خود را مرور کنید، به شما کمک می کند تا بفهمید چه کاری برای روزهای آینده برنامه ریزی کرده اید، و به طور انعطاف پذیر هر کار را با تغییر در دسترس بودن منابع، بودجه یا فشار زمانی تنظیم کنید.

خوراک فعالیت پروژه

داشبورد شما باید حاوی نمای کلی فید فعالیت باشد و اقدامات تاریخی پروژه را فهرست کند - از رسیدن به نقاط عطف یا دیدن چند ساعت ثبت‌نام در یک پروژه در روز. بهترین داشبوردها اکنون از هوش مصنوعی برای برجسته کردن هوشمندانه هر رفتار غیرعادی استفاده می‌کنند، مانند زمانی که شخصی تعداد بسیار زیادی از ساعت‌ها را در پروژه ثبت می‌کند. اینها به شما کمک می کنند تا قبل از گران شدن، به تهدیدات یا اشتباهات احتمالی واکنش سریع نشان دهید.

کل زمان صرف شده (و مجموع آنها قابل پرداخت)

صرف نظر از اندازه پروژه شما، حفظ ساعت کاری شما بسیار مهم است. اگر ساعتی صورت‌حساب می‌گیرید یا توسط یک نگهدارنده کار می‌کنید، بی‌معنی است، اما برای مدیریت کارایی پروژه نیز بسیار مهم است. شما باید بتوانید ببینید که تیم شما چه مدت برای کارهای مختلف صرف می کند. جدای از متعادل کردن منابع شما، این می تواند یک نمای کلی مفید در مورد اینکه قسمت اعظم زمان پروژه در کجا صرف می شود و کجا باید مقرون به صرفه تر باشید را ارائه دهد.

گزارش سریع

نمودارها و نمودارهای داشبورد شما باید به راحتی با دیگران به اشتراک گذاشته شود. این امر به ویژه برای سهامدارانی که لزوماً در ابزار داشبورد شما حساب ندارند، مهم است. به دنبال گزینه های اصلی صادرات گزارش - مانند XLS، PDF و CSV - و همچنین گزینه های پیشرفته تر، مانند اشتراک گذاری URL های یکباره یا قفل شده باشید.

طراحی و قابلیت استفاده

نمایش اطلاعات مفید تنها نیمی از یک داشبورد مدیریت پروژه خوب است – دیگری در واقع به شما در هضم آن کمک می کند. شما باید بتوانید به سرعت داشبورد خود را پیمایش کنید، مهمترین معیارهای خود را مشخص کنید و اطمینان داشته باشید که داده های نشان داده شده واقعا قابل اعتماد هستند. همیشه این دو نکته قابل استفاده را در نظر بگیرید:

سطوح جزئیات: یک نمای کلی برای مدیریت چندین پروژه عالی است - می توانید در یک نگاه ببینید که در نمایه مشتری شما چه می گذرد. اما همچنین باید بتوانید داشبورد خود را برای اطلاعات دقیق تر تنظیم کنید. در حالت ایده‌آل، هر پروژه زنده باید داشبورد جداگانه خود را برای کاوش در جزئیات زمان، بودجه و وظایف داشته باشد.

رابط کاربری بصری: یک داشبورد مدیریت پروژه خوب دارای یک رابط کاربری ساده و جذاب است که پردازش اطلاعات کلیدی را آسان می کند. بهترین نمایش اطلاعات در زمان واقعی، برای اطمینان از اینکه هرگز جزئیاتی را از دست ندهید. داشبوردهای آماده برای گیر افتادن در آن بسیار عالی هستند، اما باید بتوانید به راحتی نمای خود را فیلتر و سفارشی کنید، بنابراین زمان زیادی را صرف جستجوی اطلاعات خاص نکنید.

ابزارهای داشبورد مدیریت پروژه

خوشبختانه، ابزارهای داشبورد پروژه فراوانی وجود دارد که نمودارها و نمودارهای عملکرد پروژه را از قبل پیکربندی می‌کنند، و به طور موثر تمام کارهای سخت را برای شما انجام می‌دهند. در اینجا فقط سه مثال وجود دارد تا به شما طعمی از آنچه در آنجا وجود دارد نشان دهد:

1. به موقع

برخلاف بسیاری از برنامه‌ها، بهترین داشبوردهای مدیریت پروژه Timely از داده‌های زمان پروژه با ردیابی خودکار پشتیبانی می‌شوند، به این معنی هیچ جزئیاتی هرگز گم نمی شود یا اشتباه ارائه می شود. این گزارش‌های بی‌درنگ و بسیار دقیق از سلامت پروژه‌های فردی را ارائه می‌دهد و آن را به ابزاری استثنایی برای ردیابی بودجه پروژه تبدیل می‌کند. فعالیت های چند پروژه را از یک صفحه داشبورد نظارت کنید یا برای تجزیه و تحلیل دقیق تر روی یک پروژه کلیک کنید.

2. WorkOtter

WorkOtter به شما امکان می دهد تا ترتیبی دهید که گزارش های منظم به طور خودکار برای ذینفعان ارسال شود. همچنین دارای یک پیشنهاد جامع از ابزارهای پیشرفته برنامه ریزی پروژه است و به افراد اجازه می دهد داشبورد خود را شخصی سازی کنند. همه اطلاعات یکسانی را دریافت می کنند، اما از طریق داشبوردهای سفارشی، که به افزایش تعامل کمک می کند

3. صفحه هوشمند

Smartsheet با داشبوردهایی برای کنترل اجرایی و مدیریت پروژه، خطوط لوله فروش و برنامه ریزی رویداد، قدرت ارتباطات بصری را درک می کند. در حالی که وسعت ارائه آن ممکن است برای برخی آن را کمی سنگین کند، اما برای کسانی که می‌خواهند داشبوردها را با استفاده از روش صفحه‌گسترده پیکربندی کنند، بدون نیاز به ایجاد تعداد زیادی فرمول، انتخابی عالی است.